Como realizar reuniões de vendas eficazes?
Não é incomum nas empresas que as reuniões para se discutirem sobre as oportunidades de vendas sejam consideradas chatas e improdutivas – do lado dos vendedores é um total desperdício de tempo que poderia estar sendo dedicado aos clientes, e para o gerente de vendas é angustiante a falta de comprometimento da equipe.
Mas não precisa ser assim, se todos entendem os benefícios de se ter uma boa gestão das oportunidades de vendas e como realizá-las!
Muitas razões contribuem para reuniões ineficientes. Veja se isto acontece com você:
- Ausência de um calendário anual;
- Reuniões longas e sem horário de término;
- Cancelamento frequente, sendo o principal motivo algum tipo de interação “importante” com clientes;
- Desperdício de tempo dos participantes que passam a maior parte da reunião como meros expectadores das reuniões individuais;
- Ninguém vai preparado;
- Falta de objetividade: muito tempo gasto com justificativas por não ter a informação necessária – seria melhor dizer apenas “ainda não sei”;
- Perda de foco, onde a reunião desbanca para tópicos sobre problemas de entrega, qualidade, etc.;
- Nenhuma discussão sobre as métricas;
- Líder com postura de cobrança e não de analisar e prover coaching;
- Etc.;
Portanto, pelos itens elencados acima, conclui-se que falta mesmo é um pouco de organização.
Vejamos a seguir algumas dicas muito simples que você já pode implementar nas suas próximas reuniões sobre oportunidades de vendas.
Como cada negócio é único, adaptações podem ser necessárias, mas lembrando que é mandatório que se tenha um processo escrito e que sua adoção não seja opcional.
A Metodologia Funil de Vendas
A Metodologia Funil de Vendas nada mais é do que a representação “gráfica” de todas as oportunidades de vendas da empresa, segmentada por etapas que formam o ciclo de vendas de um determinado canal de vendas.
É uma analogia que procura mostrar que uma venda só está concluída depois de passar por um processo, por um conjunto de ações de responsabilidade de um vendedor.
Se você atua no setor B2B com vendas de média a alta complexidade, o seu Funil de Vendas, de forma geral, deve ter por volta de 05 etapas.
Consideremos o exemplo abaixo:
[01] Oportunidade Qualificada
[02] Solução Técnica Apresentada
[03] Proposta Firme Apresentada
[04] Aquisição Iniciada
[05] Negociação Encerrada
Podemos, com base neste funil, denominar que as etapas [01] e [02] representam o “topo”, a etapa [03] o “meio” e, por fim, as etapas [04] e [05] o “fundo” do Funil de Vendas.
Como em geral as empresas tem muitas oportunidades de vendas por vendedores, é praticamente impossível discutir sobre todas as oportunidades numa reunião de um único dia. Portanto, nossa primeira recomendação é ter reuniões segmentadas em função da posição em que as oportunidades ocupam no funil.
Assim sendo, recomendamos reuniões específicas para o “topo” e “meio” do funil, e outra exclusivamente para o “fundo”.
Vamos agora organizá-las na sua agenda.
Separe seu mês em 04 blocos e reúna-se com sua equipe (individualmente) da seguinte forma:
Nada impede de você discutir uma ou outra oportunidade que não havia sido planejada, mas seguir esta cadência e fundamental para se ter o CRM sempre muito bem atualizado e aumentar sua probabilidade de ganhar mais negócios.
Reuniões de “Topo” e “Meio” de Funil
Nestas reuniões o foco é mais “estratégico” do que “tático”, ou seja, será discutido se as oportunidades de vendas são de boa qualidade ou não. De outra forma, é verificar o grau de aderência do cliente/prospect ao perfil de cliente ideal (ICP Ideal Customer Profile), verificar se ações pertinentes para cada estágio do funil de vendas foram realizadas e o que precisa ser ainda feito para mover o cliente para o próximo estágio.
Se a oportunidade é complexa e estratégica para a empresa, recomenda-se uma reunião específica para discutir sobre a mesma, mediante o emprego de uma metodologia adequada.
- Quando: quinzenal – no início da 1ª semana e no início da 3ª semana de cada mês;
- Quem: líder de vendas (gerente/diretor/…) com o liderado (vendedor/supervisor/representante/…) – recomendado que seja individual com horário pré-definido de início e término que deverá ser cumprido;
- O quê: revisar o topo/meio do funil de vendas;
- Por que: para garantir que os vendedores tenham massa crítica suficiente para baterem suas metas nos próximos meses;
Reuniões de “Fundo” de Funil
Diferentemente da anterior, o foco aqui é mais “tático” pois o momento de discussões estratégicas já passou. É discutir questões como prazos, preços, percentual de se ganhar a oportunidade e últimas ações pertinentes ao negócio para maximizar sua chance.
São nessas reuniões que são produzidas as previsões mensais de vendas.
- Quando: quinzenal – no início da 2ª semana e no início da 4ª semana de cada mês;
- Quem: líder de vendas (gerente/diretor/…) com o liderado (vendedor/supervisor/representante/…) – recomendado que seja individual com horário pré-definido de início e término que deverá ser cumprido; participação opcional de outras áreas, como finanças, produção, assistência técnica, logística, …;
- O quê: inspecionar as etapas restantes do Funil de Vendas
- Por que: avaliar detalhadamente a previsão de vendas do período e atuar como coach para ajudar os vendedores a fecharem os pedidos e descartarem as oportunidades ruins;
Por último, defina uma agenda anual, compartilhe com todos os envolvidos e siga implacavelmente.
Se você quer capacitar-se mais neste tema, e ir além, veja nosso workshop “Gestão Estratégica de Oportunidades de Vendas“, e faça um contato conosco.
Venda Mais, Melhor e Mais Fácil!