E-Mails: Economize Tempo e Obtenha Resultados Melhores
Um estudo da Adobe em 2019 descobriu que o trabalhador de colarinho branco médio gasta cerca de cinco horas em e-mail todos os dias da semana (três ou mais horas de e-mail de trabalho, duas ou mais horas de e-mail pessoal). São mais de 52.000 horas por e-mail ao longo de uma carreira de quarenta anos (sem contar os e-mails no fim de semana ou após a aposentadoria).
Um outro estudo, este da empresa de energia OVO descobriu que, no Reino Unido, são enviados 64 milhões de e-mails desnecessários todos os dias. Ele calcula que se cada adulto no Reino Unido enviasse um e-mail de agradecimento a menos por dia, economizaríamos mais de 16.433 toneladas de carbono por ano – o equivalente a 81.152 voos para Madri ou a retirada de 3.334 carros a diesel das estradas.
Gentilezas improdutivas de uma ou duas palavras, como ‘obrigado’ e ‘muito obrigado’, estão no topo da lista dos e-mails desnecessários enviados com mais regularidade entre os ingleses. Quão diferente seria aqui no Brasil?
Mesmo se você não mora no Reino Unido ou não se classifica como trabalhador de colarinho branco médio, há de concordar que a maior parte dos e-mails que você recebe são um total desperdício de tempo, energia, etc.
A pergunta é: o quanto você contribui para este desperdício?
Neste post compartilharemos alguns insights de como escrever melhores e-mails, ou seja, como se comunicar melhor. Além de outras dicas que você irá adorar.
A estrutura dos e-mails
Quando decidimos por escrever uma mensagem de e-mail simplesmente colocamos a “mão na passa” sem qualquer planejamento prévio e pensamento estruturado. Invariavelmente, somos dirigidos pelas emoções.
Não reconhecemos que “bons” e-mails seguem uma estrutura clara e bem definida de 04 elementos: “assunto”, “gancho”, “explicação” e “call-to-action (CTA)”.
• “Call-to-Action (CTA)”
O “Call-To-Action” – chamada para ação – é muito comum em sites, e-mails e anúncios, indicando ao usuário o que deve ser feito. Geralmente, um “Call-To-Action” (CTA) é um link ou um botão, com uma cor de destaque, e explora termos no imperativo como “acesse” e “clique”.
Mesmo se você não está escrevendo um e-mail de vendas, você precisa deixar claro para o destinatário da mensagem se há alguma ação específica que você espera dele.
O que você quer que aconteça depois de enviar este e-mail? Por exemplo, você quer que o destinatário:
- Faça uma apresentação
- Dê feedback sobre o meu relatório
- Indique você a outra pessoa
- Dê-lhe um aumento de salário
- Concorde com uma reunião
- Chegue a uma decisão
- Encaminhe meu e-mail
- Faça uma recomendação, etc.
Para dominar seu CTA, você precisa fazer duas coisas bem: a) ser claro sobre o que deseja que aconteça a seguir e b) facilitar a próxima etapa para o destinatário.
Um forte CTA de e-mail:
- Pede apenas uma coisa
- É direto e não faz rodeios
- Oferece um próximo passo claro, específico e gerenciável
- Tem prazo
- É curto – uma frase idealmente (dois a três no máximo)
• Explicação
A explicação nada mais é que a justificativa que suporta a ação do destinatário, mesmo que a ação seja apenas ser informado.
É importante ressaltar que a comunicação enviada não é igual à comunicação recebida. Em outras palavras, a comunicação não é sobre o que você escreve, e sim sobre como as outras pessoas o entendem.
Então, como você garante que o que você escreve seja compreendido? Como você torna seu ponto de vista claro e convincente, para que seja lido e colocado em prática?
Sua explicação deve incluir:
- Um ponto principal
- Somente informações relevantes
- Três frases curtas
- O que há para o destinatário
Se você não consegue explicar seu ponto em algumas frases, provavelmente não o entendeu bem o suficiente.
Pesquisas sugerem que os e-mails com comprimento entre 50 e 125 palavras obtêm taxas de respostas acima de 50%.
E, assim como os vendedores, você também deseja que os leitores respondam ao seu e-mail. Logo, seja frugal na quantidade de palavras.
• Gancho
Eu tive um “chefe” americano que certa vez relatou receber 600 e-mails diários! – Ah, 60 e-mails? – perguntei em inglês achando que não tinha compreendido bem! – Não, disse ele, 600 e-mails por dia mesmo!
Para “sobreviver” ele tinha que ser um “destruidor de e-mails”, ou seja, mandar para lixeira o mais rápido possível tudo que não fosse importante. Para isso, lia o assunto – veremos a seguir – e depois o gancho. Ou seja, em 3 segundos ele decidia o destino de cada mensagem recebida.
O gancho é a introdução da sua mensagem.
Um gancho eficaz é a diferença entre seu e-mail ser lido imediatamente ou descartado ou enviado para ‘ler mais tarde’ (ou seja, nunca). A maioria dos e-mails vai para o lixo antes mesmo de serem lidos.
Você quer começar sua mensagem da forma errada? Então use …
- Espero que este e-mail o encontre bem …
- Conforme meu último e-mail espero que esteja bem …
- Permita-me apresentar-me …
- Eu tenho uma oferta que você não pode recusar ..
- …
Pode ser difícil saber o que dizer, mas uma “abertura genérica” raramente é a escolha certa se você deseja estabelecer uma conexão com seu destinatário. Simplesmente não parece pessoal.
As estatísticas mostram que você tem menos de três segundos para chamar a atenção do leitor em um e-mail de marketing.
Como escrever o seu “gancho” perfeito:
- Crie uma conexão
- Ser fácil de diferir
- Crie curiosidade
- Faça o leitor sentir algo
- Seja informal
• Assunto
Uma boa linha de assunto faz duas coisas que levam as pessoas a abrir seu e-mail tão rápido quanto uma garrafa de cerveja em uma noite de sexta-feira.
- Faz o leitor sentir algo: entusiasmo / curiosidade / senso de urgência / empatia / alívio / antecipação / ansiedade / encantamento / medo (de perder, de não abrir o e-mail, etc.)
- Leva o leitor a fazer algo. Ninguém vai ler seu e-mail se sua linha de assunto for uma desgraça
Se você decidir que é importante, pense no que deseja que o destinatário saiba ou faça e coloque isso na linha de assunto. Se esta for uma informação perene que as pessoas precisarão consultar no futuro, certifique-se de que seu título esteja relacionado especificamente ao conteúdo. Por exemplo:
- Decisão executiva sobre recrutamento – o que você precisa saber
- Leitura de cinco minutos: por que o processo de avaliação está mudando
- Reunião com a “Empresa X”: destaques
Experimente hoje mesmo as seguintes mudanças:
- A linha de assunto completa para ir direto ao ponto
- Use o nome do destinatário para chamar sua atenção imediatamente.
- Use palavras de ação como “responder” e “ler”
Lembre-se que a linha de assunto é o primeiro “muro” a ser superado – se for ruim, você baterá a cara nele.
A técnica “CEGA”
Talvez tenha lhe passado despercebido, mas quando apresentamos e explicamos sobre como as mensagens de e-mails devem ser estruturadas, o fizemos na seguinte ordem: “Call-To-Action (CTA)”, Explicação, Gancho e Assunto.
As primeiras letras de cada palavram criam o acrônimo “CEGA”.
Quando você tiver que elaborar mensagens de e-mails recomendamos esta sequência. Você notará duas coisas: a) é desafiadora e b) extremamente eficiente.
Caso se sinta mais confortável de outra forma, aplique mesmo assim a técnica “CEGA” para uma última verificação antes de apertar o “enviar”.
Uso de Linguagem Simples
Muitas pessoas escrevem de forma rebuscada para parecerem inteligentes e profissionais. Contudo, esta prática é um desserviço a si mesmo quando se deseja ter uma comunicação eficaz.
Portanto, empregue o uso da “Linguagem Simples”.
A linguagem simples (também chamada de escrita simples) é a comunicação que seu público pode entender na primeira vez que a lê ou ouve.
A linguagem que é simples para um conjunto de leitores pode não ser simples para outros. O material está em linguagem simples se o seu público puder:
- Encontrar o que eles precisam
- Entender o que eles encontram na primeira vez que leem ou ouvem
- Usar o que eles encontram para atender às suas necessidades
Existem muitas técnicas que podem ajudá-lo (a) a atingir esse objetivo. Entre as mais comuns estão:
- Organização centrada no leitor
- “Você” e outros pronomes
- Voz ativa, não passiva
- Frases e parágrafos curtos
- Palavras comuns do dia-a-dia
- Recursos de design fáceis de seguir (listas, cabeçalhos, tabelas)
Por que usar linguagem simples?
Somos todos pessoas ocupadas. Não queremos perder muito tempo “traduzindo” documentos difíceis e prolixos. A escrita em linguagem simples economiza tempo. Se economizarmos tempo, economizamos dinheiro. A linguagem simples é um bom serviço ao cliente e facilita a vida do público.
Linguagem simples significa que os leitores entenderão seus documentos mais rapidamente. Os leitores ligam com menos frequência para pedir explicações. Eles cometem menos erros ao preencher formulários. Eles cumprem com mais precisão e rapidez os requisitos. Se seus clientes não entenderem seus documentos, você pode ter que:
- Atender telefonemas
- Escrever e-mails explicativos
- Escrever um documento explicativo
- Litigar
Embora ninguém saiba o custo total da má comunicação, as informações que temos sugerem que é alto. Escrever em linguagem simples não é fácil, mas compensa em resultados positivos.
Este breve conteúdo sobre linguagem simples foi transcrito em parte do site da ANA Agência Nacional de Águas e Saneamento Básico. A agência disponibiliza um guia muito bacana que você poderá realizar o download por este link: 10 Passos para usar Linguagem Simples.
E que tal um curso introdutório totalmente gratuito sobre este importantíssimo tema? Acesse: Primeiros passos para uso de Linguagem Simples!
Dicas gerais
- Quer receber menos e-mails? Envie menos então!
- Comece seu e-mail com uma primeira frase curta.
- Mantenha os parágrafos com 2 a 3 frases no máximo, com muito espaço em branco entre eles.
- Use espaçamento generoso entre linhas e tamanho de fonte em todo o texto.
- Mantenha o tamanho da fonte legível – 12 pt para e-mails é o ideal.
- Pergunte a si mesmo se um e-mail é realmente o melhor meio para você no momento. Uma ligação / apresentação / videoconferência seria muito mais eficaz do que tentar encaixar tudo em um e-mail?
- E-mails emocionais ou impulsivos nunca são uma boa ideia.
- Sentindo-se emotivo? Nervoso? Chateado? Espere pelo menos uma ou duas horas antes mesmo de pensar em escrever aquele e-mail!
- Recomendação de leitura (fonte importante deste post): Email Attraction: Get what you want every time you hit send por Kim Arnold
Venda Mais, Melhor e Mais Fácil!